ven

03

jui

2009

Assemblée générale constitutive

Association

Selon le site officiel du Ministère, on peut lire ceci :

« L’assemblée constitutive

Des membres fondateurs d’une association se réunissent pour approuver des statuts, préparés en amont de cette assemblée générale. Ils procèdent à une auto désignation en qualité de dirigeants fondateurs. Cette assemblée constitutive fait l’objet d’un procès verbal qui permet d’effectuer les formalités de déclaration en Préfecture et de transformer l’association de fait en association déclarée disposant de la capacité juridique. Ultérieurement, d’autres membres pourront adhérer à l’association, dans les conditions fixées par les statuts. »

Bien que non obligatoire, nous vous conseillons fortement de réaliser cette assemblée car il s’agit du premier moment important de votre future association. Vous posez la première pierre en quelque sorte. Les termes d’ « assemblée générale constitutive » peuvent paraîtres pompeux selon le langage courant et le sens donné. Mais rien ne vous empêche de vous installer confortablement en terrasse avec une table de réunion agrémentée de boissons rafraichissantes ! Favoriser une bonne ambiance est une règle de base !


Préparation de l’assemblée
Lorsque le projet associatif est bien avancé et que les statuts sont rédigés, il convient de convoquer les membres fondateurs pour organiser une assemblée générale constitutive. C’est une suite logique qui conduit à la concrétisation du projet. D’un point de vue formel, une AG doit être préalablement annoncée avec un délai de rigueur (généralement fixés dans les statuts et égale ou supérieure à 15 jours) : il s’agit d’une convocation explicitant le contexte et les points qui seront débattus (ordre du jour) lors de l’assemblée. Dans l’ordre du jour que nous avons établi, on trouve les points (essentiels) suivants :
  • constitution de l’association Artsenik compagnie ;
  • examen et adoption des statuts ;
  • élections des administrateurs ;
  • pouvoir à donner en vue d’effectuer les formalités.
Dans la phase de préparation, il est important d’avoir eu, au préalable de la réunion de l’assemblée générale constitutive, des discussions sur les trois premiers points de l’ordre du jour. En d’autres termes, il faut avoir une ou deux proposition de nom pour l’association, des statuts rédigés et une idée des membres qui vont diriger l’association.

Convocation
Un des moyens les plus pratiques aujourd’hui pour contacter une personne est tout de même internet. Nous avons opté pour une convocation par email dont vous trouverez un modèle type ici.

Tenue de l’assemblée générale
L’assemblée générale constitutive est l’aboutissement de la préparation du projet de l’association. Les membres fondateurs valident les propositions inscrites à l’ordre du jour.
Remarque pratique : si l’on ne veut pas des assemblées interminables, ou bien des discussions qui partent en « live », mieux vaut respecter strictement l’ordre du jour et le prévoir dans les statuts (c’est au président de séance de diriger les débats et de faire respecter cet ordre jour – Comment conduire une réunion ? – En vous aidant de ces deux documents ici et là).

Procès-verbal de l’assemblée constitutive
Le PV est le document écrit qui valide des délibérations orales de l'assemblée. Nous avions choisi de le rédiger sur place au fur et à mesure des décisions. En fin de séance le PV était donc rédigé et il ne restait plus qu'à le signer (par l'ensemble des membres fondateurs). Vous trouverez un Modèle ici.

Conseil d’administration ou bureau ?
La principale difficulté que nous ayons eu à résoudre était de savoir s’il nous fallait définir un CA ou tout simplement un bureau. D’après le site association.1901, il est recommandé aux petites associations de ne pas s’encombrer d’un CA et de faire élire directement le bureau par l’assemblée générale. Bien que notre association soit de petite taille (10 membres fondateurs), nous avons estimé qu’il était tout de même utile de conserver un CA. Ce choix a été motivé par la perspective d’un agrandissement de l’association. Ainsi nos statuts prévoient un CA.  Nous avons donc élu 3 membres au CA qui représentent également le bureau. Ainsi, nous avons allié un mode de gestion ad hoc pour une petite structure sans nous couper de la possibilité d’avoir un CA (Voir les statuts).

 

SB

 Pour aller plus loin

Dans mon prochain billet, vous pourrez lire : Déposer les statuts à la Préfecture

 

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1 Commentaire

  • #1

    Guy MARQUE (vendredi, 13 novembre 2009 19:04)

    des infos très pratiques....c'est toujours bon de savoir ce qu'il faut faire et bien sûr ne pas faire....

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